Oprydning i COVID-19 data

Bør du være bekymret for om du gemmer på data, som måske ikke burde være der. Det kan vi afklare med et par simple spørgsmål:

  1. Har du sendt informationer rundt i virksomheden om COVID-19?
  2. Har nogle af dine ansatte, kollegaer eller deres familier været ramt af COVID-19 eller følger deraf?
  3. Har der været kommunikeret internt om COVID-19 via Outlook?

Hvis du kan svare ’JA’ til blot ét ovenstående spørgsmål, har du helt sikkert et problem.

Hvorfor er det et problem? Fordi det kan være svært at skelne mellem følsomme data og information. De følsomme data, om bl.a. sygdomme og folks helbred skal slettes, når de ikke længere har et formål.

Er det et GDPR-krav? Ja, hvis du indsamler, gemmer eller bruger data om EU-borgere, betyder det, at du har en forpligtelse til løbende at rydde op i de data. Sletning/dataminimering er ét af de seks databeskyttelsesprincipper, der omhandler personoplysninger.

I denne COVID-19 tid, hvor mængden af følsomme data i e-mails og på file-servere er øget, bør virksomheden have nogle effektive oprydningsprocedurer- og værktøjer[1].

Det er så her vi kan hjælpe dig. Vi kan tilbyde dig et GDPR Data Compliance Tjek/rapport.

Hvad kan du bruge en GDPR Compliance rapport til ? Den kan spare dig tid og du får identificeret en potentiel økonomisk risiko. Samtidigt får du en professionel vurdering af, om du har GDPR udfordringer og om du opfylder slette- og dataminimeringsreglerne i Persondataforordningen.

Med rapporten får du en oversigt og nøgletal baseret på faktuelle data, der viser mængden af mails/filer, der er i konflikt med reglerne for sletning og derved øger risikoen for at du bryder loven.

Hvordan foregår det:

  1. Du udvælger en eller flere Outlook-brugerkonti, som med vores hjælp uploader data til vores e-Discovery toolbox. Efterfølgende scannes der for GDPR-data.
  2. Du får tilsendt en GDPR Compliance rapport med tydelige markeringer på andelen af mails/filer og dit GDPR-compliance niveau – se et eksempel her.

Hvad er alternativet? En manuel gennemgang tager minimum 3-5 min. per mail. Har du fx 10.000 mails er det lig 45 timer.

Er du interesseret i at høre mere ? Så kontakt mig!


[1] eDiscovery værktøjer rydder op og klassificerer data

Rul til toppen